Как настроить регулярную задачу в Битрикс24

Регулярная задача в Битрикс24 — это расписание, которое стоит поверх заготовки: вы один раз задаёте описание, исполнителя и периодичность, а система сама создаёт новые поручения по этим правилам; понять, как настроить регулярную задачу в Битрикс24, поможет заполнение четырёх полей: периодичности, даты старта, времени создания и правила остановки. Шаблон задачи хранит заготовку — текст, файлы, чек-лист и исполнителя. Регулярность добавляет к нему календарь выпусков. Регулярные задачи в Битрикс24^[1] описывают это так: вы задаёте параметры один раз, а новые задачи появляются по расписанию.

Для проверки возьмём еженедельную задачу «Проверить рекламные расходы»: зададим расписание, а затем сверим первый выпуск и следующий повтор с историей.

Чем регулярная задача отличается от обычного шаблона

Шаблон — заготовка со структурой задачи: в нём заранее собраны роли, сроки, чек-лист и файлы. Из него создают разовую задачу вручную. Шаблоны задач^[3] описывают, что при создании задачи по шаблону Битрикс24 переносит в неё всё, что вы добавили: название, описание, чек-листы, файлы и другие элементы.

Регулярная задача использует тот же шаблон как основу, но добавляет к нему расписание. Создатель настраивает параметры повторения один раз, а поручения появляются автоматически без ручной постановки. Шаблон можно изменить или приостановить в любой момент — например, если меняется исполнитель или расписание. Регулярные задачи в Битрикс24^[1]

Практическое различие для чтения карточки: у шаблона есть поля задачи, у регулярной задачи к ним добавляется блок настроек повторения. Если вы открыли шаблон и не видите периодичности, значит, регулярность не включена.

Создание: из карточки задачи или через шаблон

Регулярную задачу создают двумя путями. Настройки повторения в обоих случаях одинаковые, меняется только вход. Регулярные задачи в Битрикс24^[1]

Из карточки задачи. Откройте нужную задачу, в нижней части карточки нажмите «Регулярная задача» — появится блок настроек повторения. После сохранения Битрикс24 создаст шаблон, условия повторения появятся в карточке задачи, а перейти к шаблону можно по ссылке «Открыть шаблон». Регулярные задачи в Битрикс24^[1]

Через шаблон. Перейдите в «Задачи и проекты > Шаблоны», нажмите «Создать» или откройте готовый шаблон. Заполните основные поля — название, описание, исполнитель, крайний срок, при необходимости добавьте файлы, чек-лист и напоминания. В нижней части шаблона включите опцию «Регулярная задача» — появится блок настроек повторения. Регулярные задачи в Битрикс24^[1]

Выбор пути зависит от исходника. Если задача уже существует и её хочется повторять — первый путь короче. Если вы наводите порядок в типовых поручениях, начинайте с шаблона: он останется переиспользуемым для ручных запусков.

Расписание: периодичность, старт и время создания

Блок повторения собирается из четырёх решений: как часто, с какого дня, во сколько и когда остановить.

Периодичность. Доступны день, неделя, месяц и год. Для недели выбирают конкретные дни, для месяца — число или день недели, для года — число и месяц либо день недели и месяц. Для периодов день, неделя и месяц можно задать интервал повторения — через какое время создаётся следующая задача, например раз в два дня или раз в три месяца. Регулярные задачи в Битрикс24^[1]

Дата старта. По умолчанию регулярные задачи создаются сразу после настройки, но можно выбрать конкретную дату начала повторения: до неё задачи не появляются, а с неё идут по расписанию. Регулярные задачи в Битрикс24^[1]

Время создания. По умолчанию новая задача создаётся в начале рабочего дня, то есть во время, которое указано в настройках Битрикс24. Время можно выбрать вручную, чтобы задача появлялась тогда, когда сотрудники уже на месте. Регулярные задачи в Битрикс24^[1]

Выходные и праздники. По умолчанию, если дата повторения попадает на нерабочий день, задача создаётся в этот же день. Чтобы она появилась на следующий рабочий, выбирают вариант «Не создавать». Настройка доступна только для периода «День». Регулярные задачи в Битрикс24^[1]

Если расписание сложное — несколько задач, разные исполнители, пересекающиеся окна — последовательность удобнее собрать заранее и сверить её с тем, как устроен общий контур автоматизации маркетинга.

Учебный пример: карточка расписания

Возьмём задачу «Проверить рекламные расходы». Входные условия целиком:

Заполненная карточка расписания, как её собрать в портале:

Почему четыре повтора, а не бесконечно: так проще закрыть проверку. Если после четвёртого понедельника процесс нужен дальше, настройку повторяют заново — после изменения параметров новые задачи будут создаваться по обновлённым условиям. Регулярные задачи в Битрикс24^[1]

Ожидаемый результат учебного запуска, если дата старта пришлась на понедельник: четыре задачи с шагом в неделю, первая — в день старта, каждая — в 09:00 по часовому поясу портала, после четвёртой новых не появляется.

Остановка повторов: дата, количество, вручную

У повторения три способа завершения. Регулярные задачи в Битрикс24^[1]

Отдельное действие — «Остановить повтор задачи». Оно есть и в карточке регулярной задачи, и через шаблон. В карточке нажмите на условие повтора, чтобы изменить параметры; если нужно удалить повтор, нажмите «Остановить повтор задачи». Через шаблон: «Задачи и проекты > Шаблоны», фильтр «Регулярные», откройте шаблон, нажмите на условие повтора; для удаления — «Остановить повтор задачи». Регулярные задачи в Битрикс24^[1]

После отключения регулярности создание новых задач прекращается. Проверьте в истории шаблона, что после остановки новые выпуски не появились. Регулярные задачи в Битрикс24^[1]

Проверка первого выпуска и следующего повтора

Проверка идёт по истории созданных задач. В разделе «История» шаблона сохраняется список всех автоматически созданных задач по нему; это помогает проверить, когда появилась последняя задача, и убедиться, что повторение работает корректно. Регулярные задачи в Битрикс24^[1]

Чек-лист проверки учебной задачи:

• В шаблоне открывается блок повторения; периодичность — «Неделя», отмечен понедельник, интервал 1.
• Дата начала повторения совпадает с первым понедельником контрольной недели.
• Время создания — 09:00 по часовому поясу портала.
• Завершение — «По количеству повторов», 4.
• В «Истории» шаблона первая задача появилась в день старта в 09:00, вторая — через неделю в то же время.
• Исполнитель в обеих задачах — Маркетолог А, крайний срок — к концу рабочего дня.
• После четвёртого выпуска новых задач в истории нет.
• Если запускали остановку вручную — новых задач после нажатия «Остановить повтор задачи» не появилось.

Когда проверить следующий повтор нельзя сразу, сверьтесь с расписанием в настройках и перенесите проверку на дату второго выпуска. Период, единицу и часовой пояс фиксируйте в самой карточке шаблона, чтобы через месяц не вспоминать, где смотреть.

Права доступа и история регулярной задачи

Редактировать шаблон регулярной задачи могут создатель шаблона, администратор Битрикс24 и сотрудники с правом «Полный доступ» в настройках шаблона. Если у сотрудника только права на просмотр, возможность редактирования зависит от роли: в разделе «Задачи и проекты» должны быть включены права на редактирование шаблонов своего или других отделов. Регулярные задачи в Битрикс24^[1]

История созданных задач хранится в шаблоне, там же настраиваются права доступа: они определяют, кто может просматривать, изменять и удалять шаблон. Регулярные задачи в Битрикс24^[1]

Тариф: регулярные задачи доступны не на всех тарифах. Регулярные задачи в Битрикс24^[1] Перед настройкой проверьте свой план в разделе тарифов своего портала.

Когда регулярная задача закроет ручную постановку, имеет смысл посчитать, что даёт автоматизация в часах и деньгах — для этого есть разбор окупаемости автоматизации.

Стартовая точка для своей задачи — карточка расписания из этой статьи: четыре поля заполнены, правило остановки задано, способ проверки в истории определён. Дальше остаётся сторожить первый выпуск.