Как создать поле в сделке Битрикс24

Пользовательское поле нужно, когда в карточке нет подходящего системного поля для вашей информации. Чтобы понять, как создать поле в сделке Битрикс24, выберите тип, задайте параметры и проверьте ввод и отображение. Для учебного примера возьмём поле-список «Интересующий продукт».

Поле сделки: зачем своё и что получится в итоге

Системные поля уже есть на портале, их нельзя удалить: название, стадия, сумма и валюта, клиент, ответственный и другие ^[3]. Пользовательские поля создают для дополнительной информации о клиентах, когда системного поля не хватает, и настраивают карточку под особенности бизнеса ^[1].

Разница практическая. Системное поле отвечает за устройство сделки: стадию, сумму, ответственного. Пользовательское хранит то, чего в этом устройстве нет: интересующий продукт, срок договора, бюджет проекта. Если нужного признака нет среди системных, создавайте своё поле.

Результат, к которому ведёт маршрут: поле с выбранным типом и параметрами стоит в карточке сделки, значение вводится и сохраняется, поле видно в списке и доступно в фильтре.

Тип поля под задачу: список, дата, деньги, строка

Тип выбирается при создании поля, и от него зависит, какие данные туда попадут ^[1].

Список удобен, когда вариантов немного и они повторяются: вебинар, конференция, тренинг — пример из справки ^[1]. Для поля-списка можно выбрать внешний вид в карточке: набираемый список, список с галочкой, диалог выбора или флажки ^[1].

Есть ограничение, которое влияет на планирование: максимум 1016 пользовательских полей для каждого типа элемента CRM, включая сделки ^[1]. Для одной задачи это не преграда, но счётчик стоит держать в голове, когда поле добавляют под каждый новый отчёт.

Два способа создать поле: карточка и настройки CRM

Создать поле можно в карточке элемента или в настройках CRM ^[1].

Из карточки сделки. Подходит, когда надо быстро создать и сразу заполнить поле. Откройте карточку CRM, нажмите «Создать поле», выберите тип, напишите название, включите параметры и нажмите «Сохранить». Поле появится в карточке, и его сразу можно заполнить ^[1].

Из настроек CRM. Подходит, когда нужны дополнительные настройки: список с большим количеством значений, привязка к разным элементам CRM. Маршрут: CRM > Еще > Настройки > Настройки CRM > Настройки форм и отчетов > Пользовательские поля. Выберите элемент CRM, для которого создаёте поле, и нажмите «Добавить поле» ^[1].

Какой маршрут выбрать: для поля-списка с двумя-тремя значениями хватает карточки. Для списка на десятки значений и для полей, которые потом пойдут в интеграцию, удобнее настройки CRM: там видны сортировка, коды значений и импорт списком.

Параметры поля: обязательность, видимость, фильтр и список

Параметры отличаются в зависимости от типа поля. Для поля-списка в настройках CRM доступны сортировка, название, подсказки, обязательность, множественность, показ в фильтре и в списке, внешний вид, высота списка, подпись при отсутствии значения, значение по умолчанию и сами значения списка ^[1].

Чек-лист параметров и последствий:

• Обязательное. Пользователь не сможет сохранить карточку, пока не заполнит поле. Можно сделать обязательным на всех стадиях или только на конкретных ^[1]. Включайте, когда без значения ломается отчёт или следующий шаг процесса.
• Показывать всегда. Поле отображается в карточке, даже если не заполнено ^[1]. Полезно для полей, которые менеджер должен видеть с первого открытия карточки.
• Показывать в фильтре. По значению поля можно отфильтровать сделки; если опция выключена, поля в фильтре нет ^[1]. Включайте, если по полю планируете выборки.
• Показывать в списке. Сразу после создания поле отображается в таблице со списком сделок; если опция выключена, поле можно добавить вручную в настройках списка ^[1].
• Множественное. Позволяет внести несколько значений ^[1]. Тип и множественность после создания изменить нельзя ^[1], поэтому решайте до сохранения.
• Ограничить видимость поля. Выбранные сотрудники увидят информацию, от остальных поле скрыто ^[1]. Нужно, когда в поле попадают чувствительные данные.

Отдельно про данные. Поле сделки хранит сведения о клиенте, поэтому до заполнения решите, что в нём допустимо держать. Персональные данные, суммы и коммерческие условия стоит закрывать ограничением видимости, а не выносить в общий список. Если поле потом уходит во внешнюю систему через код значения, сверьте, что передаётся только нужный минимум.

Права доступа: кто может создавать и менять поля

Пользовательские поля могут создавать администраторы Битрикс24 и сотрудники с правом «Разрешить изменять настройки CRM» ^[1]. Настройку раздела сделок — права доступа, воронки, стадии, карточку — тоже выполняют администратор и сотрудник с правом «Разрешить изменять настройки» ^[2].

Практический вывод: менеджер без этого права поле не создаст и не изменит. Если поле нужно срочно, а права нет, задача идёт к администратору портала. Изменять настройки поля можно в карточке или в настройках CRM, удалить — только в настройках CRM ^[1]. При удалении поля удаляются и данные, которые в нём были ^[1].

Проверка поля на учебном примере «Интересующий продукт»

Учебный пример

Задача: видеть в сделке, какой продукт интересует клиента, и фильтровать сделки по этому признаку. Входные данные примера целиком:

Обязательность выключена осознанно: на старте поле не должно блокировать сохранение карточки, пока менеджеры привыкают его заполнять. Это гипотеза о поведении команды, её стоит перепроверить после первых недель работы.

Шаг 1. Создание. Откройте CRM > Еще > Настройки > Настройки CRM > Настройки форм и отчетов > Пользовательские поля, выберите элемент «Сделки» и нажмите «Добавить поле» ^[1]. Укажите название «Интересующий продукт», тип «Список».

Шаг 2. Значения списка. Во вкладке «Список» введите каждое значение в отдельное поле: «Консультация» и «Аудит» ^[1]. Если значений станет много, их можно вставить через «Импортировать списком», каждое на отдельной строке ^[1].

Шаг 3. Параметры. В настройках CRM включите «Показывать в фильтре» и «Показывать в списке», оставьте «Обязательное» выключенным. Сохраните поле. Затем откройте карточку сделки, нажмите значок настроек рядом с полем и выберите «Настроить». Включите «Показывать всегда» и сохраните изменения ^[1].

Шаг 4. Ввод в карточке. Откройте сделку, найдите поле «Интересующий продукт», выберите «Аудит» и сохраните карточку. После создания поле можно заполнить в карточке CRM ^[1].

Шаг 5. Проверка в карточке. Перезагрузите карточку: в поле должно остаться значение «Аудит». Затем очистите значение и сохраните — карточка должна сохраниться, потому что обязательность выключена. После этой проверки снова выберите «Аудит» и сохраните карточку: это значение понадобится для проверки списка и фильтра.

Шаг 6. Проверка в списке и фильтре. Перейдите в CRM > Сделки в режиме списка: колонка «Интересующий продукт» отображается, в строке нужной сделки стоит «Аудит». Откройте фильтр и выберите значение «Аудит» — в выборке остаются сделки с этим значением.

Заполненный результат проверки:

Если какая-то строка не совпала, проверьте по порядку: включён ли показ в списке, включён ли показ в фильтре, сохранены ли значения списка. Тип и множественность после создания не меняются ^[1], поэтому ошибку в типе исправляют новым полем.

Дальше поле живёт в отчётах и автоматизации. Как считать отдачу от такой настройки, разобрано в материале об оценке ROI автоматизации, а общий контур задач — в статье об автоматизации маркетинга.

Что остаётся проверить у себя

После создания поля проверьте, что значение сохраняется, пустое поле не блокирует карточку при выключенной обязательности, колонка видна в списке, а фильтр отбирает нужные сделки. Обязательность включайте, когда без этого значения нельзя выполнить следующий шаг работы; варианты списка выбирайте под сведения, которые команде нужно фиксировать.