Как создать шаблон задачи в Битрикс24: настройка

Шаблон задачи в Битрикс24 экономит время там, где поручение повторяется: один раз собираете карточку с описанием, сроком, исполнителем и чек-листом, дальше ставите задачи по образцу. В справке Битрикс24 шаблон описан как инструмент для создания задач с готовыми настройками. Начните с онбординга: заполните карточку, добавьте подзадачи и чек-лист, затем проверьте шаблон на одной задаче перед передачей команде.

Где создать шаблон и какие поля заполнить

Шаблоны хранятся в разделе Задачи и проекты → Ещё → Шаблоны. Кнопка Создать открывает форму настройки шаблона — так описывает путь справка. Второй источник добавляет, что шаблон можно собрать и из уже поставленной удачной задачи через меню — это быстрее, если карточка уже отлажена руками.

Поля карточки и что в них кладётся:

Поле	Что вписать	Зачем
Название	Кратко суть поручения	Исполнитель понимает задачу, не открывая карточку
Описание	Инструкция или что заполнить при постановке	Сотрудник дополнит его в конкретной задаче, шаблон не изменится
Ответственный	Конкретный сотрудник или постановщик	Кому приходит задача
Срок	Из списка или свой	Применяется ко всем задачам по шаблону
Приоритет и теги	Выберите значения для процесса онбординга	Согласуйте обозначения с командой
Соисполнители и наблюдатели	Кто помогает, кто следит	Разные роли в работе

Название должно кратко отражать суть, описание — содержать инструкцию или указание, какие данные заполнить; сотрудник дополнит описание при создании конкретной задачи, а сам шаблон не изменится — это правило из справки. Исполнителя можно поменять перед постановкой, шаблон от этого не меняется. Постановщиком при запуске становится тот, кто ставит задачу, даже если в шаблоне указан другой пользователь.

Учебный пример. Собираем шаблон онбординга нового сотрудника.

• Название: «Онбординг нового сотрудника».
• Описание: порядок выхода — оформить доступы, выдать оборудование, провести вводные встречи, назначить наставника.
• Ответственный: руководитель отдела, который запускает шаблон.
• Срок: через 5 дней после создания задачи. В карточке шаблона выберите вариант из списка или укажите свой; если в вашей версии интерфейса есть поле «через N дней после создания», поставьте 5. В справке крайний срок описан как время на выполнение, которое автоматически применится ко всем созданным задачам — можно выбрать вариант из списка или указать свой. Приоритет: для учебного примера рекомендуем оставить без повышения важности, если в вашем процессе онбординг не требует повышенного внимания. Теги: hr, onboarding, first_week — рекомендуемый набор обозначений для учебного примера.

Подзадачи и чек-лист: структура внутри шаблона

Подзадача — отдельная задача, которая создаётся вместе с основной. Чек-лист — список пунктов внутри одной задачи, исполнитель отмечает их по очереди; отдельные задачи он не создаёт — различие описано в разборе шаблонов.

Правило выбора простое. Если пункт делает другой человек или у него свой срок — это подзадача. Если пункт отмечает тот же исполнитель по ходу работы — это чек-лист.

Учебный пример. Собираем структуру внутри шаблона «Онбординг нового сотрудника». В разборе настройки шаблонов сначала предлагают сохранить шаблон, затем добавить подзадачи и чек-лист. Порядок такой.

1. Заполнили поля основной задачи: название, описание, ответственный — руководитель отдела, срок через 5 дней. Основную задачу оставляем на руководителе, он же её запускает. Сохраняем основной шаблон перед добавлением структуры.
2. Добавляем к сохранённому шаблону подзадачи и вписываем три названия: «Выдать доступы к CRM и почте» (исполнитель — сотрудник IT), «Подготовить рабочее место» (исполнитель — сотрудник АХО), «Провести вводную встречу» (исполнитель — наставник).
3. Добавляем чек-лист из четырёх пунктов: «Подписан трудовой договор», «Заведён в оргструктуру», «Назначен наставник», «Проведена встреча по итогам первой недели». Пункты отмечает тот, кто ведёт основную задачу, — руководитель отдела.
4. Перед запуском проверяем сохранённый шаблон: в нём должны быть три подзадачи с исполнителями и чек-лист из четырёх пунктов.

Доступы и рабочее место делают IT и АХО, у них свои задачи — поэтому это подзадачи с собственными исполнителями. Договор, оргструктуру и наставника руководитель отмечает сам по ходу онбординга — это чек-лист внутри основной задачи.

Срок, ответственный и права доступа

Срок в шаблоне задаётся как фиксированный сдвиг в днях: «через 5 дней после создания» — это относительный срок, он отсчитывается от момента запуска задачи, а не от даты настройки шаблона. В справке срок описан как время на выполнение, которое автоматически применяется ко всем созданным задачам — можно выбрать вариант из списка или указать свой.

По умолчанию создавать шаблоны могут все сотрудники, это право ограничивается в настройках доступа — так указано в справке. В карточке шаблона кнопка Права доступа в правом нижнем углу: Добавить → выбрать сотрудников, группу или отдел → уровень. Полный доступ позволяет редактировать и удалять шаблон, только чтение — просматривать и ставить по нему задачи. Права из общих настроек задач дают больше возможностей: доступ на просмотр всех шаблонов компании перекрывает запрет в конкретном шаблоне.

Практический вывод: полный доступ оставьте владельцу процесса и администратору, команде — только чтение. Иначе любой сотрудник поправит шаблон, и задачи начнут приходить с другим чек-листом.

Запуск задачи из шаблона и регулярность

Задачу из шаблона ставят двумя способами: через Задачи → Создать задачу → Из шаблона, где поля заполняются автоматически и остаётся уточнить ответственного и дату, либо кнопкой запуска в разделе Шаблоны — оба пути описаны в разборе. Задача создаётся со всеми подзадачами и чек-листом, сотруднику приходит уведомление.

Регулярная задача отличается тем, что у неё настроен график повтора, и Битрикс24 создаёт новые задачи сам — это отдельный механизм. Шаблон сам по себе задачу не создаёт: его запускают вручную или роботом. Если процесс повторяется по расписанию, включайте регулярность; если поручение ставится по событию — оставляйте шаблон и запускайте вручную.

Учебный пример. Руководитель отдела открывает Задачи → Создать задачу → Из шаблона, выбирает «Онбординг нового сотрудника». Поля подставились: описание, срок через 5 дней, приоритет без повышения важности, теги hr, onboarding, first_week, три подзадачи, чек-лист из четырёх пунктов. Вручную он уточняет имя нового сотрудника в описании. После создания проверяем: основная задача назначена руководителю отдела, подзадача с доступами ушла сотруднику IT, подзадача с рабочим местом — в АХО, вводная встреча — наставнику, чек-лист из четырёх пунктов лежит в основной задаче.

Ошибки, из-за которых шаблон не работает

Чек-лист проверки перед передачей команде:

• Название понятно без открытия карточки.
• В описании есть инструкция и место, куда вписать данные конкретного запуска.
• Срок относительный, а не прибитый к дате настройки.
• Подзадачи разведены с чек-листом по правилу «другой человек или свой срок».
• У каждой подзадачи назначен исполнитель.
• Приоритет и теги заданы и совпадают с принятыми в команде.
• Права: команде только чтение, правка у владельца процесса.
• Шаблон запущен тестовой задачей, подзадачи и чек-лист на месте.
• Если нужна регулярность — она включена отдельно, шаблон сам не повторяется.

Отдельно проверьте опцию «Задача для нового сотрудника»: она включается только при создании шаблона, после сохранения изменить её нельзя — это ограничение из справки. Если она нужна, решайте до сохранения.

Шаблон статичен: срок в нём — фиксированный сдвиг в днях, ответственный — конкретный человек, текст — одна и та же строка — это ограничение отмечено в разборе. Если срок должен зависеть от данных сделки или учитывать рабочие дни, отдельно проверьте, как он рассчитывается в вашем процессе, прежде чем передавать шаблон команде.

Когда шаблон собран и проверен, следующий шаг — считать, что автоматизация даёт в деньгах и времени: как оценить окупаемость автоматизации. Общая картина процессов — в материале об автоматизации маркетинга.