Как экспортировать контакты из Битрикс24

Экспорт контактов из Битрикс24 упирается в три проверки до нажатия кнопки: право на экспорт, тариф и флаг участия в карточке. Если хотя бы одно условие не выполнено, пункт меню не сработает или файл выйдет короче ожидаемого. Перед выгрузкой определите нужный сегмент и оставьте только необходимые поля с персональными данными. Если будете проверять импорт на тестовом портале, заранее убедитесь, что доступ к нему подходит для этих данных.

Три условия до нажатия кнопки: права, тариф, флаг участия

Проверьте по порядку.

Право на экспорт. У сотрудника должно быть право на экспорт, и для каждого элемента CRM права настраиваются отдельно — право на контакты не появляется автоматически из права на сделки (^[2]).
Тариф. Экспорт контактов доступен не на всех тарифах (^[1]). Если пункт экспорта в меню отсутствует, начните с этого условия.
Флаг «Участвует в экспорте контактов». Выгрузить контакт можно, только если в его карточке включена эта настройка (^[2]). Включать по одному в каждой карточке долго; групповые действия позволяют включить опцию сразу во всех карточках (^[1]).

Если пункт экспорта не виден, проверьте право на экспорт и доступность функции на вашем тарифе. Если часть выбранных контактов отсутствует в файле, проверьте у них флаг участия.

Выборка и поля: фильтр в режиме «Список» и настройка колонок

Экспортировать данные можно только из режима просмотра «Список» (^[2]). Порядок такой:

Перейдите в CRM → Клиенты → Контакты.
Переключите режим просмотра на «Список».
Задайте фильтр нужного сегмента: он определяет состав списка для экспорта; контакты с выключенным флагом участия в выгрузку не попадут (^[2]). Например, только партнёров или только контакты с заполненным телефоном.
Откройте «Настройки списка» (⚙️) в левом верхнем углу таблицы, отметьте нужные поля и нажмите «Применить». В файл попадут все поля, которые есть в таблице со списком (^[2]).

Колонок в файле обычно больше, чем отмеченных полей. Причина — составные поля: в поле «Телефон» есть разные типы номеров (рабочий, мобильный, домашний), и значения таких полей всегда выгружаются в отдельные колонки (^[2]). Поле ID экспортируется всегда, даже если его не отмечали в таблице (^[2]).

CSV или Excel: формат под задачу

Выбор зависит от того, что вы делаете с файлом дальше.

Задача	Формат	Почему
Перенести базу в другой Битрикс24	CSV	CSV рекомендован для импорта в другой Битрикс24 (^[2])
Разобрать данные в MS Excel	Excel	Этот вариант подходит для анализа данных в MS Excel (^[2])
Сохранить копию контактных данных	CSV или Excel	Экспорт позволяет создать резервную копию данных (^[2])

Откройте «Настройки» (⚙️) раздела контактов и выберите «Экспорт в CSV» или «Экспорт в Excel» (^[2]). В окне экспорта есть дополнительные опции. «Экспортировать все поля» добавляет в файл все поля, даже не отмеченные в таблице, — тогда шаг с выбором полей можно пропустить (^[2]). Для контактов доступна опция «Экспортировать реквизиты»: в файл попадут реквизиты физического или юридического лица (^[2]).

Нажмите «Выполнить» и дождитесь окончания: чем больше элементов, тем больше времени может занять процесс. Затем скачайте готовый файл (^[2]).

Учебный пример: три контакта и один исключённый

Учебный пример. В базе три контакта. В карточках первых двух включён флаг «Участвует в экспорте контактов», у третьего выключен.

Контакт	E-mail	Телефон	Флаг участия
Иван Петров	`ivan@example.com`	+7 900 000-00-01	включён
Мария Сидорова	`maria@example.com`	+7 900 000-00-02	включён
Алексей Иванов	`alex@example.com`	+7 900 000-00-03	выключен

В настройках списка отмечены поля «Имя», «E-mail», «Телефон». Экспорт в CSV. Ожидаемый файл:

ID,Имя,E-mail,Телефон (мобильный)
101,Иван Петров,ivan@example.com,+7 900 000-00-01
102,Мария Сидорова,maria@example.com,+7 900 000-00-02

Что показывает файл:

Колонка ID есть, хотя её не отмечали, — поле ID экспортируется всегда (^[2]).
Строк две, по числу контактов с включённым флагом. Третий контакт в файл не попал.
Телефон выгружен отдельной колонкой с уточнением типа номера — составное поле разложено (^[2]).

Для этой учебной выборки ожидаются две строки данных. Если их три, проверьте флаг у Алексея Иванова и состав выборки. Если одна — сначала определите по e-mail, кого не хватает, затем проверьте фильтр и флаг участия этой карточки. Если колонки ID нет, проверьте, что открыли исходный файл штатного экспорта.

Проверка файла перед передачей: заголовки, строки, исключения

Чек-лист приёмки:

В заголовке есть колонка ID.
Число строк данных равно числу контактов с включённым флагом в выбранной выборке.
Контакты с выключенным флагом отсутствуют. Сверьте по ID или e-mail из карточки.
Составные поля разложены на отдельные колонки: телефон по типам, поля-связки по частям.
Если «Экспортировать все поля» выключено, набор колонок соответствует отмеченным полям с учётом ID и разложения составных полей. Если опция включена, проверьте, что дополнительные поля нужны получателю.
Кодировка открывается в целевом инструменте без «кракозябр».

Если файл идёт в другой Битрикс24, проверьте его импортом в тестовый портал. Перед передачей файла коллегам или подрядчику ещё раз проверьте, что в нём остались только нужные получателю контакты и поля. О том, как поддерживать чистоту базы, — в разборе почему данные врут тихо и в материале про дедупликацию CRM.

Файл готов к работе, когда число строк и состав колонок объяснимы: каждую строку можно сопоставить с карточкой, а каждую колонку — с отмеченным полем или правилом раскладки составного поля.